1.1   Sentralt regelverk, standarder og styringsdokumenter

1.1.1    Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiv

En samlet oversikt over Riksarkivarens bestemmelser om behandling av offentlige arkiver er samlet i en forskrift. Forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift). Forskriften ble gjort gjeldende fra 1.1.2000 og er gitt med hjemmel i diverse paragrafer i Arkivforskriften.

Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiv gir i enda større grad enn arkivloven med forskrifter, detaljerte bestemmelser på områder som bevaring og kassasjon av kommunalt arkivmateriale, avlevering til arkivdepot, elektronisk arkivering av saksdokumenter og avlevering av elektroniske arkiv. Se eksempelvis klargjøring av informasjon om "Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem".

Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner gir pålegg i form av bestemmelser og sterke føringer om hvordan eldre og avsluttet arkivmateriale skal behandles.

1.1.2   Arkivverkets veileder: 'Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon

I veilederen: "Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon" - gis det et svar på behovet offentlige virksomheter har, for på en systematisk måte å kunne identifisere hva som er dokumentasjon i deres arbeidsprosesser, og som derfor skal sikres.
Til orientering: - på s.7 vises det til NS-ISO 30300 : 2011, som nå erstattet av NS-ISO 30301 : 2019 "Informasjon og dokumentasjon - Ledelsessystemer for dokumentasjon - Krav".

1.1.3    NOARK-standarden

Journalføring av elektroniske saksdokumenter i det offentlige skal som hovedregel skje i et system som følger kravene i gjeldende NOARK og som er godkjent av Riksarkivaren. Dette gjelder enten man benytter et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring er integrert i et fagsystem. Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter må systemet tilfredsstille de spesifikke kravene til elektronisk arkivering i NOARK og være godkjent av Riksarkivaren for dette formålet. Nordre Follo kommune bruker pr. dags dato en versjon av Public 360 (P360) som baserer seg på NOARK 5, som foreløpig dominerer markedet.

 Det utvikles stadig nye versjoner av NOARK. Siste versjon Noark 5.0 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.

1.2   Internt regelverk i Nordre Follo kommune (NFK)

Mange av kommunens egne planer og reglement har innvirkning på kommunens arkiv- og dokumenttjeneste. Her er et utvalg:

• Administrativt delegasjonsreglement i Nordre Follo kommune (NFK) legger opp til omfattende delegasjon og setter særlig store krav til at alle ledere i NFK ser sin del av virksomheten i et helhetsperspektiv. Kommunedirektørens myndighet er delegert til virksomhetsleder eller videre nedover i systemet forutsettes det at den enkelte ser sakene han eller hun håndterer «med kommunedirektørens øyne», - om delegering av arkivansvar jf pkt 2.9
• Digitaliseringsstrategi for NFK 2018-2025 beskriver hvilke mål og retningslinjer som skal legges til grunn for at kommunen skal møte regjeringens ønske om "digitalt førstevalg". Strategien er forankret i kommuneplanen og realiseres gjennom årlige handlingsprogram og budsjett. For dokumentsenteret vil det være et pågående satsingsområde å bidra til størst mulig grad av ”Digital forvaltning”.
• Anskaffelsesstrategi ble vedtatt 10.02.2021 - NFK må gjennomføre anskaffelsene i tråd med de lover og regler som regulerer offentlige anskaffelser, herunder sikre kravene til konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet og åpenhet. Dokumentsenteret vil bidra til disse forpliktelsene med å ha gode rutiner for registrering, slik at gjenbruk av informasjon blir kvalitetsmessig korrekt.
• Strategi og handlingsplanen for 2020-2023 og skal bidra til åpenhet, godt omdømme, økt kunnskap om kommunens aktiviteter, levende lokaldemokrati, realistisk forventningsnivå og god tilgjengelighet. For dokumentsenteret vil man bidra til mer "åpenhet" ved at det skal legges til rette for innsyn og praktiseres meroffentlighet ved spørsmål om innsyn i dokumenter, så sant de ikke strider mot personvern, er konkurransevridende eller andre forhold tilsier at dokumentene skal unntas offentlighet.
• Økonomireglementet ble vedtatt 20.11.2019. Formålet med økonomireglementet er å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i NFK, god økonomistyring og å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag.