Opp ett nivå

Lover og forskrifter

Utdyping:

1.1 Lover og forskrifter

Arkivloven og arkivforskriften, som trådte i kraft 1. januar 1999, gir først og fremt generelle og i noen grad detaljerte bestemmelser for hvordan offentlige organers arkivmateriale skal håndteres når det først er skapt.

Det er også en rekke andre lover som har innvirkning på kommunens arkivtjeneste. Dette gjelder blant annet hvor lenge man skal oppbevare dokumentasjon, hva man plikter å dokumentere og hvordan man skal dokumentere. For eksempel har Kommuneloven bestemmelser om at det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Bokføringsloven har bestemmelser om oppbevaring av regnskapsmateriale. Plan- og bygningsloven stiller krav til dokumentasjonen i kommunens plan- og bygningssaker. Helseregisterloven gir bestemmelser om at helseopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn.

Det er samspillet mellom arkivlovgivningen, innsyns- og personvernlovgivningen og de forskjellige særlover som former kommunens arkivtjeneste.

Innsyn i offentlig dokumentasjon gis i medhold av Offentlighetslovens, Forvaltningslovens og Personopplysningslovens bestemmelser mfl.

1.1.1 Arkivloven og Arkivforskriften

Arkivlovgivningen består av Arkivloven med forskrifter, samt Riksarkivarens bestemmelser for offentlig arkiv. Arkivforskriften gir bl.a. bestemmelser om arkivansvaret i offentlige organ, arkivorganisering og arkivsystem, arkivrutiner, oppbevaring og sikring av arkiv (både papirbasert og elektronisk), eldre og avsluttede arkiv. Riksarkivarens bestemmelser omfatter generelle bestemmelser for offentlige arkiv.

De viktigste bestemmelsene i Arkivforskriften er:

Kommunedirektøren har det overordnede arkivansvaret i kommunen og er ansvarlig for å instruere og veilede underordnede enheter i arkivspørsmål, "Offentlege organ etter arkivlova pliktar å halde arkiv. Arkivet skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid", jf Arkivloven §6 jf §2g.
Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot", jf Arkivforskriften §1
Kommunen skal ha en arkivplan, som viser hvordan arkivet er bygd opp og hvilke instrukser o.l. som gjelder for arkivarbeidet, jf Arkivforskriften §4.
Elektroniske arkivsystem skal normalt følge kravene til NOARK-standarden. Nye systemer skal være godkjente av Riksarkivaren før de blir tatt i bruk, jf Arkivforskriften §11.
Kommunen har plikt til å føre postjournal med bestemte opplysninger, jf Arkivforskriften §10.
Kommunen er forpliktet etter Arkivloven til å ta vare på sine arkiver, og til å holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder både for papirbaserte og elektroniske arkiv, jf Arkivforskriften §1.
Arkivavgrensing senest før avlevering, jf Arkivforskriften §14