MANDAT:

ELEKTRONISK ARKIVPLAN FOR NORDRE FOLLO KOMMUNE - fra og med 01.01.2021
Planen ble vedtatt i kommunestyret dd.mm.åååå under sak XX/XXX - eller av kommunedirektøren dd.mm.åååå.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

FORMÅL:

De kommunale arkivene er sentrale for landets innbyggeres rettsikkerhet, som beslutningsgrunnlag/bevis for intern forvaltning og som historisk kildegrunnlag for fremtidg interessenter.

Dette betyr at kommunen og arkivet skal være garantister for at: rett informasjon fanges, behandles og kan gjenbrukes på en måte som ivaretar krav og tillitt til at arkivdokumentene:

• – er autentiske og pålitelige kilder, om virksomhetens prosesser.
• – har integriteten og anvendeligheten bevart, for fremtidig gjenbruk.

I kommunen er det Kommunedirektøren som har det overordnede arkivansvaret  (jfr. Arkivforskrifta § 1).

• Fagsjef Fellessystemer og kunnskapssenter har ansvaret for åpning og registrering av post adressert til kommunen, og ansvaret for forvaltning av kommunens arkiv, som omfatter: aktive arkiv, bortsettingsarkiv og depot.
• Virksomheter som har egne arkiver ivaretar selv sin arkivfunksjon, inntil de er digitalisert.
• Dokumentsenteret (i Fellessystemer og kunnskapssenter) hovedoppgave er å sikre,- og tilgjengeliggjøre dokumenter for saksbehandlere, men også for innbyggere og media/historikere mfl. Dette innebærer daglig ansvar for forvaltning av digital og fysisk post og annen informasjon om tilkommer av egne og eksterne prosesser.
• Alle saksbehandlere har likevel også et ansvar for at alt arkivverdig materiale journalføres, jf Administrativt delegasjonsreglement pkt 2.9

Arkivplanen utdyper det nødvendige grunnlaget og prosessene, for ivaretakelsen av disse formålene.

Arkivplanen er et kvalitetssystem for arkiv og inngår i kommunens internkontroll (jfr. Arkivforskrifta § 4 sml Kommunelova §25-1 ledd1 andre punktum ).

Arkivplanen viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen viser også hvilke instrukser, regler, planer m.m. som gjelder for arkivarbeidet. 

MÅLSETNING:

Målsetningen med å ha en arkivplan er at kommunen selv og eksterne skal få et verktøy som effektiviserer og sikrer informasjonsbehov-/krav ("sikring" udypet i egen mappe om 'Sikring av informasjon').

Dette skal ivaretas ved at arkivplanen skal være et planleggings- og styringsredskap, som skal bidra med:

• å opprettholde en stabil og ensartet drift av kommunens samfunnsoppdrag, arkiv og tilknyttede tjenester/fagsystemer
• å gi oversikt over de mest vesentlige lover og regler, inkl. organisasjonens egne regler og rutiner.
• å ivareta organets egne behov for kvalitetssikring og gjenfinning.
• å inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over lagringsmedium som blir brukt til registrering og oppbevaring av informasjon og dokumentasjon.
• å oppfylle informasjonsplikten til Riksarkivaren ved forespørsel på rapporter og opplysninger, jfr arkivloven § 8