Rettelse - På tidligere versjon av arkivplan stod "Fagsjef for Fellessystemer og Kunnskapssenter" som ansvarlig for kommunens arkiv - Fagsjef for Dokumentsenter var riktig tittel på daværende arkivansvarlig.
Fullmaktene etter særlov
Arkivlova (https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-12-04-126)
§ 6 Arkivansvaret.
Kommunestyret → Kommunedirektør
Videre delegering er nærmere beskrevet i administrativt delegeringsreglement.
§ 8. Opplysningsplikt
Kommunestyret → Kommunedirektør
Videre delegering er nærmere beskrevet i administrativt delegeringsreglement.
Administrativt delegeringsreglement for Nordre Follo kommune
Administrativt delegeringsreglement - Compilo (ksx.no)
2.9 Arkiv, journal og offentlighet
Alle ansatte har ansvar for at alt arkivverdig materiale journalføres. Virksomhetsleder for Digitalisering har ansvaret for åpning og registrering av post adressert til kommunen. Virksomhetsleder for Digitalisering har det daglige ansvaret for forvaltning av kommunens arkiv (aktive arkiv, bortsettingsarkiv og depot). Virksomheter som har egne arkiver, ivaretar selv sin arkivfunksjon, inntil de er digitalisert.
I virksomhet Digitalisering er det Dokumentsenteret som har ansvar for digital og fysisk post i den nye kommunen. Dokumentsenterets hovedoppgave er å sikre,- og tilgjengeliggjøre dokumenter for saksbehandlere, men også for innbyggere og media.
Kommunen bruker sak og arkivsystemet Public360 med følgende arkivdeler:
| Arkivdel
|
Ordnings -prinsipp
|
Fullelektronisk
|
Sakstype
|
Kommentar
|
| Anskaffelsesarkiv
|
K-koder
|
x
|
Sak
|
I hovedsak dokumenter fra anbudsverktøy Mercell
|
| Barnehagearkiv
|
FNR
|
x
|
Barnehage
|
Individmapper for barnehagebarn
|
| Eiendom - gnr/bnr
|
GNR/BNR
|
x
|
Byggesak Delesak Henvendelse Oppmåling Tilsynssak
|
Dokumenter fra Plan&Build (eByggesak)
|
| Eiendom - Henvendelser
|
K-koder
|
x
|
Byggesak Delesak Henvendelse Oppmåling Tilsynssak
|
Dokumenter fra Plan&Build (eByggesak)
|
| Elevarkiv
|
FNR
|
x
|
Elev
|
Individmapper for elever i grunnskolen
|
| Follorådet
|
K-koder
|
x
|
Sak
|
|
| Klientarkiv
|
FNR
|
x
|
Klientsak
|
Foreløpig dokumenter fra Barnekoordinering
|
| Personalarkiv
|
FNR
|
x
|
Personal
|
|
| Plan
|
PlanID
|
x
|
Plansak
|
|
| Rekrutteringsarkiv
|
K-koder
|
x
|
Sak
|
I hovedsak dokumenter fra rekrutteringsverktøy Webcruiter
|
| Sakarkiv
|
K-koder
|
x
|
Sak
|
|
| Utvalgsdokumenter
|
K-koder
|
x
|
Utvalgssak
|
|
| Vann og avløp
|
GNR/BNR
|
x
|
Sak
|
I hovedsak dokumenter fra Entreprenørportalen fra Powel AS
|
Følgende avdelinger bruker eByggesak
- Geodata og oppmåling
- Byggesaksbehandling
- Byutvikling og arealplanlegging
- Tilsyn-, klagebehandling og ulovlighetsoppfølging
Dokumentasjonen herfra overføres automatisk til P360
Public360 og eByggesak er påkoblet IDM/eAdm og bruker data fra Visma HRM
Hele organisasjonsstrukturen er synkronisert slik at strukturen i Public360 og eByggesak er identisk med strukturen i Visma HRM. Alle aktive brukere synkroniseres slik at informasjon er identisk i de to systemene. Organisasjonsstrukturen er kommunens vedtatte organisasjonskart med tilhørende ledere med personalansvar.
